Oggigiorno la maggior parte delle persone trascorre un’incredibile quantità di tempo via email. Ogni studio sull’argomento è più terrificante di quello di tempo al giorno. Un altro dichiara che si perdono 25 minuti ogni volta che si risponde ad una richiesta. E che dire dell’ennesimo studio che dimostra che l’80% del tempo dedicato alle e-mail è uno spreco totale?
Cosa dunque possiamo fare per questa realtà dei fatto che limita la nostra produttività?
Controllare il mostro scatenato che rappresentano le e-mail è probabilmente al di là della maggior parte delle abilità di tutti.
Ma secondo una nuova ricerca della società di formazione online per la produttività secondo Zarvana, è possibile riprendersi almeno un’ora della giornata via email.
Cosa potremmo fare con un’ora in più al giorno
La società è stata originariamente ideata dal suo fondatore ossessionato dalla produttività, Matthew Plummer, ma di recente ha attraversato una transizione, facendo perno per effettuare un approccio più quantitativo ai suoi prodotti.
“Ci siamo diretti verso Google Scholar, SSRN (secondo Malcolm Gladwell,” il più grande sito web su Internet “), e altri siti più accademici, e abbiamo scavato nei documenti pubblicati accademicamente”, riferisce Plummer in un post sul blog . “Ecco, siamo stati in grado di stabilire un menu di pratiche sostenute da ricerche, di risparmiare tempo e di assegnare risparmi di tempo effettivi a ciascuna delle pratiche”.
Quindi quanto tempo la scienza dice che migliorare il trattamento dedicato alla posta elettronica salverà la nostra giornata? Un’ora e 21 minuti al giorno. Questo tempo è infatti sufficiente per iniziare quell’abitudine stiamo rimandando da un decennio, ovvero leggere qualcosa come 200 libri all’anno, o fare una bella vacanza.
Non si ha bisogno di un dottorato in scienze informatiche, di magia oscura o livelli di forza di volontà ultraterrena per realizzare questo risparmio di tempo. In realtà, tutto si può fare è apportare cinque modifiche al modo in cui si interagisce con la propria casella di posta.
Applicare una regola “single-touch”: “Sprechiamo 27 minuti al giorno per rileggere le email che sono nella nostra posta in arrivo perché non le elaboriamo dopo averle lette la prima volta“, avverte Plummer. Non rendere la tua casella di posta la tua lista di cose da fare. “Elimina o archivia ogni e-mail immediatamente dopo averla letto, ordina e registra qualsiasi elemento di azione aperto in un sistema effettivamente progettato per questo scopo”
Spegnere le notifiche e-mail e controllare la posta ogni ora : “In media, controlliamo la nostra posta elettronica 15 volte al giorno“, afferma Plummer, e siamo tutti d’accordo è troppo. Ma una o due volte al giorno, come raccomandano alcuni guru, non è fattibile per molti. Invece, Plummer suggerisce di controllare ogni ora, per un risparmio di 13 minuti al giorno.
Usare la ricerca per trovare le email : dimentica le cartelle. “In media, abbiamo 37 cartelle e-mail, tuttavia la ricerca e lo scorrimento sono il 9 % più veloci rispetto all’utilizzo delle cartelle“, riferisce Plummer.
Avere solo due cartelle e utilizzare scorciatoie per spostare le e-mail in esse : Passare una stupida quantità di tempo a spostare fisicamente le e-mail tra le cartelle è deleterio.
Si possono invece dividere in due: Archive and Readings e usare le scorciatoie da tastiera per spostare dentro i messaggi. Solo questa minuscola modifica può far risparmiare fino a 11 minuti al giorno.
Filtrare automaticamente le email “senza azione” :
probabilmente eliminiamo la maggior parte delle email di massa, come offerte e newsletter, senza leggerle. Per il 20 % aperto, probabilmente non si danno più di 20 secondi del nostro tempo. In breve, queste e-mail hanno un valore minimo, quindi basta impostare la posta in arrivo per filtrarle automaticamente e il loro potenziale spreco di tempo in una cartella “Letture”.
